법인등기를 할 때 그 신청서류에 첨부되는 법인총회 등의 의사록은 공증인의 인증을 받아야 한다. 의사록을 인증하는 경우에 공증인은 의사록에 기재된 내용(총회 등의 결의의 절차 및 내용)이 진실에 부합하는지를 확인하여야 한다. 확인방법은 공증인이 해당 법인의 의결장소에 참석하여 확인하는 방법(참석인증)과 해당 의결을 한 사람들 중에서 그 의결에 필요한 정족수 이상의 자의 진술을 들어서 확인하는 방법(청문인증)에 한정된다.

의사록 인증의 경우에 공증인은 결의 내용의 법령 위반 여부, 무효 여부도 심사한다. 의사록을 인증 받으면 의사록의 진정성립이 증명되고, 의사록 기재 내용의 진실성까지 증명된다. 후일 분쟁이 있는 경우 의사록의 존재와 내용을 증명할 수도 있다. 법인 등기에 의하여 공시되는 정보의 정확성을 보장하고 그 결과 거래의 안전을 도모하기 위한 것이다. 등기공무원이 형식적 심사권 밖에 없는 우리 실정에서는 그 중요성이 크다고 하겠다.

의사록을 인증하는 경우 공증인은 의사록을 2통 제출받아야 하며, 의사록 인증서를 2통 작성하여 한 통은 공증인이 보존하고, 다른 한 통은 촉탁인이나 대리인에게 돌려준다. 촉탁인, 그 승계인, 증서의 취지에 관하여 법률상 이해관계가 있음을 증명한 사람은 공증인에게 의사록 인증서 및 부속서류의 열람이나 등본의 교부를 신청할 수 있다.

주주총회, 이사회 의사록 준비서류

* 법인대표가 직접 방문 공증 할 경우엔 대표자 신분증,법인인감도장, 개인도장 필요

주주총회, 이사회 의사록 준비서류 예시

• 
  주주총회소집통지서
• 
  이사회소집통지서
• 
  확인서
• 
  주주명부
• 
  위임장

* 위 서류는 서식자료실에서 다운로드 받으실 수 있습니다.