확정일자는 문서에 기재된 일자가 실제 일자임이 법적으로 확실하게 인정되는 일자를 말한다. 사문서에 확정일자가 있으면 그 일자에 그 문서가 존재한 사실이 증명된다. 확정일자가 법률상 필요한 경우는 다음과 같다.

• 지명채권의 양도의 통지나 승낙
• 지명채권에 대한 질권의 설정의 통지나 승낙
• 변제자의 임의대위에 관한 채권자의 승낙
• 채권자 변경의 경개계약
• 지시금지어음 또는 수표의 양도통지나 승낙
• 주택임대차보호법의 적용을 받는 주택임대차계약증서
• 비밀증서유언의 경우 봉서

주택임대차계약증서는 동사무소나 등기소, 공증실에서 확정일자를 받을수 있으나 전산조회는 동사무소나 등기소에서 받은 확정일자만 가능하다. 상가의 경우에는 세무관서에서 확정일자를 받아야 한다.